Haben noch vor wenigen Jahren die Reinigungskräfte im regelmässigen Turnus den Hauptsitz der Post Stockwerk für Stockwerk, Sitzungszimmer für Sitzungszimmer und Korridor für Korridor gereinigt, ordert das Gebäude jetzt selbständig je nach Belegung der Räumlichkeiten die Reinigungsbrigaden. Und: Die intelligente Vernetzung von Wetterdaten, Wochentag, Menu und Belegung des Konzerngebäudes sollen als Vision – beispielsweise auch im Kampf gegen «Food Waste» - die Füllmenge der Kochtöpfe im Personalrestaurant bestimmen. In der digitalen Bewirtschaftung ihrer Immobilien ist die Post Pionierin in der Branche.
Der unscheinbare Teppich und das kleine Kästchen beim Eingang und Ausgang zum Personalrestaurant im Hauptsitz der Schweizerischen Post an der Wankdorfallee in Bern haben es in sich: Sie messen zurzeit täglich die ein- und ausgehenden Gäste und bringen sie in Relation zu den Wetterdaten, dem Ferienkalender, sowie der Belegungsdichte der rund 1700 Arbeitsplätze. Auf Basis der gewonnenen Daten prognostizieren selbstlernende Algorithmen den Köchen im Personalrestaurant dereinst, welche Mengen sie in ihren Töpfen verarbeiten müssen. Im Idealfall erhält das Restaurant die Daten bereits an den Vortagen, bevor es die Lebensmittel für die an Spitzentagen gut 1000 Mittagessen einkauft.
Nebst den Menüvorschlägen gleich auch noch Infos zur erwarteten “Rush hour” im Personalrestaurant der Post. So lässt sich die Mittagspause leichter planen.
Die Datenquellen können dereinst beliebig erweitert werden. Seien es beispielsweise Daten zur Beliebtheit der einzelnen Menüs oder gar Angebot/Nachfrage einzelner Produkte beim saisongerechten Einkauf möglichst regionaler Produkte. Jeder Dateninput und jedes Feedback führen dazu, dass die Menge noch optimaler auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Gäste und der Küche am jeweiligen Tag ausgerichtet ist. Damit entstehen auch weniger Lebensmittelabfälle. Denn in der Schweizer Gastronomie gibt es Handlungsbedarf: Gemäss einem Bericht des Bundesamtes für Umwelt fallen allein in den über 7500 Mensas von Schulbetrieben und Personalrestaurants in der Schweiz über 45’000 Tonnen Speisereste pro Jahr an.
Exakte Daten und deren Vernetzung
«Wichtiger Part in der praktischen Anwendung und intelligenten Vernetzung der Daten einer Immobilie im Alltag spielen die genauen Kenntnisse über die tägliche Nutzung», sagt Stefan Dürig, Leiter Immobilien. Er ist der geistige Vater der zunehmenden Digitalisierung des Innenlebens der Immobilien der Post. «Die Präzision von Daten über die tatsächliche Belegung der Räumlichkeiten ermöglicht eine Abkehr von starren Turnusarbeiten hin zur Orientierung nach tatsächlichem Bedarf», so Stefan Dürig. Der 51jährige Immobilienchef der Post ist Mitglied des Digital Real Estate Think Tank, einer Gruppierung führender Experten aus der Immobilienwirtschaft, welche die digitale Welt als grosse Chance sehen. Entsprechend propagieren sie einen entsprechenden Info- und Wissensaustausch in der Branche.
Digitaler Schatten der Notebooks
Solche zukunftsweisenden Daten liefern bereits über 30 Immobilien der Post. Darunter auch die Hauptsitze der Post und PostFinance. Eine mit dem Startup «Locatee» entwickelte spezielle Software erfasst hier seit 2016 via LAN und WLAN in einer streng anonymisierten Auswertung quasi den digitalen Schatten der Notebooks der Mitarbeitenden. Diese lässt eine genaue Auswertung der einzelnen Bürogebäude, Stockwerke oder gar Zonen zu.
Die Belegungsdaten der Arbeitszonen zeigen auf, wo es in diesem Zeitabschnitt noch Kapazitäten (dunkelgrün) auf einem gesamten Stockwerk gibt
Die Belegungsdaten in einem einzelnen Gebäudeteil: Damit können den einzelnen Teams die wirklich benötigen Flächen angeboten werden
Vernetzt mit den Wochentagen und Monaten erlauben die Daten eine Übersicht für jeden Bereich, an welchen Tagen wo im Gebäude noch freie Arbeitsplätze sind. Unnötig gemietete Flächen als Kostenfaktor der Bereiche können eliminiert werden. Die tatsächlich benötigten Arbeitsflächen bei zunehmender Teilzeitarbeit und Homeoffice kann so optimiert werden. Zur Orientierung der Mitarbeitenden gibt es im Empfangsbereich einen Bildschirm, der die momentane Gebäudeauslastung, aber auch die der einzelnen Stockwerke ausweist.
Beim Eingang in den Hauptsitz der Post im Bereich des Empfangs erfahren Mitarbeitende auf einen Blick, wie das Gebäude und die einzelnen Etagen in diesem Moment ausgelastet sind.
Die klaren Belegungsdaten machen es auch möglich, weniger gut genutzte Flächen beispielsweise in stark nachgefragte Sitzungszimmer umzuwandeln. So wurden seit dem Einzug im Hauptsitz der Post wenig genutzte Begegnungszonen in vielfach gewünschte Besprechungsbereiche aber auch Telefonzonen umgewandelt. Um die Leerzeiten im Personalrestaurants am Vormittag und Nachmittag zu vermeiden, sind auch hier mit einem Umbau weitere stark nachgefragte Besprechungszonen geplant.
Daten steuern Reinigung
«Die Erkenntnisse lassen es heute zu, dass auch die Unterhalt- und Reinigungsequipen schwerpunktmässig dort eingesetzt werden, wo tagsüber tatsächlich gearbeitet worden ist», sagt Stefan Dürig. «Denkbar ist als Vision, dass Immobilienbesitzer bei Bedarf und entsprechender Architektur künftig ungenutzte Flächen weniger beheizen und reinigen, zwischenzeitlich an Interessierte weitervermieten oder gar an Tagen oder beispielsweise Ferienwochen stilllegen», blickt Stefan Dürig in die nähere Zukunft.
Diese Überlegungen stehen im Hauptsitz der Post nicht im Vordergrund. Da wird gemäss Dürig stärker auf die flexible Nutzung der unterschiedlichen Arbeitszonen wie «Besprechungs-, «Begegnungs- und stille Rückzugszonen» oder «Zonen für Co-Working» durch die Mitarbeitenden gesetzt. Je nach Tagesarbeit und Zeit wählen diese flexibel die entsprechende Arbeitszone. Sie gruppieren sich im Idealfall täglich neu und nicht in fixen «Homebases».
15 Prozent Zeitersparnis
Tatsächlich hat die datenbasierte Zukunft auch beim Reinigungsservice und Gebäudeunterhalt im Hauptsitz der Post bereits begonnen. Basierend auf den Benutzerdaten des Gebäudes und vernetzt mit äusseren Faktoren wie etwa Wetterdaten erhalten die Reinigungskräfte auf dem Tablet ihres Servicewagens die Stellen im Gebäudeplan aufgeführt, die dringend gereinigt werden müssen.
Tablet statt festgelegte Route und fixe Turnus: Die Reinigungskräfte sind präsent, wohin sie die Algorithmen gemäss Belegungsdaten und Frequenzsensoren ordern.
Gemäss Stefan Dürig können dank dieser intelligenten Datenauswertung mit einer ergebnisorientierten Reinigung gut 15 Prozent der üblichen Reinigungszeit eingespart werden. Die Kunden sind laut Umfragen genauso zufrieden mit dem Service – oder sogar noch mehr.
“Alexia” hilft weiter: Dank ihr und den Smart Buttons im “Service on demand” gibt es weniger tägliche Service-Rundgänge. Einsparungen bis zu 30 Prozent der einstigen Kosten sind möglich.
Nicht mehr alle Tassen im Schrank? Mitarbeitende lösen beim “Service on demand” per Fingerdruck auf Smart Buttons den Support bei Störungen der Kaffeemaschine oder Mikrowelle aus.
Und auch in diesem Projekt «IntelliClean» verfeinert Immobilien Post die Datensammlung fortlaufend: Um die selbstlernenden Algorithmen noch mit differenzierteren Angaben füttern zu können, füllen Reinigungskräfte auf ihrem Tablet die tatsächlich gereinigten Flächen farbig auf und hinterlegen den Grund des Reinigungsbedarfs. Seien dies beispielsweise Fingerabdrücke, Staub, Geschirr auf dem Mobiliar, Brosamen, Staub oder Fussabdrücke am Boden oder volle Abfallkörbe. Die Tablets auf den Servicewagen weisen künftig also nicht nur die zu reinigenden Räume aus, sondern unterscheiden im aktuell besuchten Raum die erfahrungsgemäss unterschiedlich verunreinigten Bereiche. «Denn ganzen Raum zu reinigen, wenn nur Fingerabdrücke auf dem Mobiliar sind, macht wenig Sinn. Auch hier gibt es Spielraum für weitere Reinigungsvarianten», freut sich Dürig.
Spontane Catering-Bestellungen auf Knopfdruck in grösseren Sitzungszimmer im öffentlichen Besucherbereich: Über 40 Smartbuttons und -boards vermeiden unaufgeräumte Situationen und aufwändige Kontrollgänge der Catering-Equipe vom SV Personalrestaurant.
